在小企业的货物买卖之中，为了方便快速交易，双方常常会通过电话，微信，短信等方式下单买卖货物，卖家在送货时，也往往只是把送货单交付给买家或者让买家员工签字确认。这种情况下，一旦发生了纠纷，双方所约定的权利义务或者对所主张的事实都会变得难以举证。如果证据不够充分，可能会面临货款要不回的局面。因此，送货单、发货单、结算单应该怎么签，小企业怎样才能在日常的买卖中有效预防这些问题？本文会通过分析两个相似的案例总结归纳出在合同订立及履行过程中卖方存在的法律风险，提出一些防范技巧，以供各位读者作为规避风险的参考。
卖方陈某向张某出售一批货物，陈某提供的部分送货单上由张某的员工A签收，落款为“林”，其中有两张为张某本人签字。诉讼中，陈某提供了送货单、微信聊天记录、录音等证据证明张某欠他10余万货款的主张。
笔者接受了张某的委托后，在代理案件中发现：
①陈某送货单只有两张共计8000余元的小金额送货单有张某签字，其余都是张某员工代签为“林”；
②陈某的微信聊天记录中，陈某称呼张某为张总，聊天内容无法证明聊天对象就是张某或张某授权的人，微信聊天记录截图中的对话内容并不连贯；
③陈某提供的录音，只是称为对方张总，而且虽然提到要求还钱，但没有具体的还钱金额。
卖方B向买方李某出售一批货物，买方未按约清偿全部货款。在B起诉后发现，B提供卖方已支付部分货款的短信记录截图，截图上已明确标明手机号。
笔者接受了李某的委托后发现，同样是货款纠纷，案例二和案例一不同之处的是：
①B提供的送货单中，虽然也是有两张是李某签字，但签收的数十张送货单中，每张送货单上都有连续标号；
②每张送货单上都标明“上单欠款”“共计欠款”“已还款项”等信息；
③B提供了李某签字确认的还款结算确认书。
对比这两个案例可以得出，案例一中卖家陈某败诉输了官司的风险会远远大于案例二中的卖家B。
首先，在案例一中，双方在通过微信聊天订立合同时，使用的称谓指代不明。虽然聊天对话框会标明对方的名称，但由于微信头像和昵称极易被修改，仅用一纸聊天记录截图难以直接证明合同的当事人，无法证明聊天的相对方就是本案的被告。
而在案例二中，虽然在双方有关清偿债务的短信聊天记录中也没有明确的称谓，但是有李某最后签字确认的还款计划可以与聊天记录一一对应，可以证明李某欠款的事实。
其次，由于微信聊天记录具有易删改、易编辑的特征。笔者在案例一中，指出卖方提交的内容存在不连贯，不顺畅等现象。法院对于笔者提出的问题，也对陈某提供的聊天记录的真实性和完整性产生质疑，怀疑原告陈某有虚假陈述的可能。
最后，在案例一中，陈某提供的送货单，大部分由他人代签为“林”，单据没有累计也不连续，除了张某自己签字的8000余元单据外，现有证据并无法确认其他签收人的真实身份，也难以证明该签收人就是张某的工作人员。
而案列二中虽然也存在使用昵称签名和非本人签名的送货单，但由于双方之间编号连续的每一张送货单上写明了“上单欠款”“共计欠款”“已经还款”等事项，且这数十张送货单中穿插有老板赵某签名的送货单，由此可以推定为是赵某对此前不是本人签名送货单的追认，同时也是对此前其他签名者工作人员身份的认证。
因此，综合上述分析，在案例一中，笔者提出原告证据除了被告签字的8000多元外，无法证明其他货物是送给被告张某，也无法证明录音和微信聊天的对象是张某，最终原告基于证据上的多方面问题与原告和解，主动放弃部分货款。
而案例二中，原告B除了有连贯的送货单外，原告提供了聊天记录、李某的对账确认单等等材料，证据之间可以相互印证。在与被告赵某分析了利弊后，赵某在笔者协助下主动找对方谈判和解，最终达成了货款“打折”的和解协议。
1、微信等交易过程中，尽量不要使用简单的类似某总、何先生等昵称，特别是催债时，建议明确对方身份的称谓。此外，在使用聊天记录作为诉讼证据时，应当附上用户个人信息界面的截图，以及该微信号、短信手机号是否为对方当事人使用的相关证明。
2、应当严格审核微信或短信聊天截图内呈现的对话内容之间是否相互矛盾或者是否能相互衔接，与自己手里的聊天记录是否一致，以防该聊天记录经过删改、编辑。
3、庭审中要求对方在原始载体上登录相应软件展示，与提交的固定电子证据形成的图片、音频、视频、书面单据等进行核对。若发现聊天记录中意思表示不通畅或者意思相互矛盾的，质疑其真实性应当。
4、最重要的是，在双方履行买卖合同时，出售货物的一方应当注意送货单的填写、签字和保存。为了降低风险，出售货物一方当事人更应当注重其送货单的格式和对签收人的要求。在进行的交易时，出售货物一方可以要求接收货物一方加盖企业印章或者要求合同的当事人本人签收。
若是双方之间有长久的贸易往来，可以准备一本专属于该企业的送货单，在每一张收货单上列明双方累计欠款，已偿还欠款，剩余欠款等信息，并定期找当事人进行签字核对。
5、定期进行与买家进行对账，即将双方一定期间（如一季度、半年、一年）期间的货款总值、已还货款等进行对账结算，由双方签字或盖章确认，留存作为证据使用。
6、员工或他人代签收货物的，最好在合同中注明代签收人员或者要求出具相关授权材料。
总之，在日常买卖合同中预防风险需要敬小慎微，慎终如始，在细节上多下功夫。只有这样，才能够有效防范合同纠纷。
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