考勤机考勤表导出来可以修改吗(考勤机导出来的考勤可以修改吗)

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首页办公设备考勤机更新时间:2021-12-10 06:58:46

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一位 HR 同学有一张考勤表,大概长这个样子:

给你 3 秒,你看出表格有啥问题了吗?

每个人可能会参与不同的项目,不同项目经理,都会给员工登记考勤。

所以就会出现,一个人,同一天,在不同的项目中出现多次考勤记录的问题。

A、B为考勤结果的一种标记方式

现在的问题是:如何快速找出这些重复的考勤记录呢?

01解决方法

我们先把这个考勤表放一边。

想象一下,如果考勤记录是这样的,每天的考勤结果用清单的形式列出来。

那么只要看一下每个人、每天的考勤次数,就可以找到重复的考勤记录啦。

而这个过程,使用数据透视表可以轻松完成。

上面按照姓名和考勤日期做了透视表统计,然后我们统计考勤日期出现的次数,

有>1 次的,就代表这一天重复考勤了。

难度不大,是吧?!

02考勤表转清单

OK,前面我们做了一个假设。

假设考勤记录是一个清单。

解决问题的过程,就是我们论证和实现假设的过程。

如何把考勤表转成清单的格式呢?

答:Power query。

使用 Power query 中的「逆透视」功能,可以把考勤表的日期,从横向变成纵向的一条条记录。

这个过程实现起来不复杂。

❶ 加载数据到 Power query。

如果你用的是 Office 2016 以上版本的 Excel,可以在「数据」选项卡中,直接把数据加载到 Power query 中。

PS:如果你是 Office 2013 或 2010 版本的,可以后台回复「插件」,下载使用 PQ。

Office 2010 之前的版本、WPS 目前还不能使用 PQ 噢。

❷ 逆透视考勤记录。

选择「项目名称」「项目经理」「姓名」列,点击右键选择「逆透视其他列」,就完成了数据的清单式转换。

❸ 合并日期。

然后我们把月份和日期合并到一起,方便稍后透视使用。

❹ 关闭并上载。

最后把数据「关闭并上载」回 Excel 中,并创建透视表,完成数据的统计。

03这样做能加薪

如果想要确认具体是哪个项目重复考勤了,可以直接在透视表统计结果中,双击数字打开具体的明细。

当然,如果想要你的领导更省事儿,可以直接把考勤的项目,显示在统计的单元格中。

这个的实现过程,需要用到 Excel 中的 Power Pivot 计数,通过添加新的「度量值」,完成统计值中的文本合并计算。

但是你要记住,领导从不关心你会不会 Power Pivot,懂不懂度量值,他们只关心结果,是不是让自己更省心。

04总结一下

好了,简单总结一下,今天的文章涉及到的知识点:

❶ 透视表快速完成重复次数统计;

❷ Power query 完成考勤表到清单的转换;

❸ Power Pivot 度量值,完成统计值里文本合并。

上面的技巧,哪个是你不会的呢?在评论区告诉我吧!

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