1.扫描件全方位保存了文件的内容，包括文件格式，文件颜色(尤其盖章文件，有图的文件等)，以及文件的发放范围等，甚至有些文件上可能还有领导的批阅内容
2.便于保存，根据企业的发展要求，尤其是ISO系统，对文件管理有很高的要求，其中电子化存档是最方便的保存及查询方法
3.便于文件的流转，互联网系统极大简化并完成了文件的快速流转，而且可以最大化降低传递成本
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