所谓受控文件,是指文件管理部门能控制,并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等;
非受控文件,是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件;
比如:经受权人批准,发放到企业外部的(如认证中心、供方、顾客、当地政府)的文件,本企业管理部门根本不可能再对其进行控制,就成为非受控文件。或者是一些文件不重要,比如一些通知、告示、公告等,公布出后,就不必再进行控制,也成为非受控文件;
对于一些重要文件,如管理文件或图纸、工艺文件等,必须是要受控的。
所谓受控是指可以受到控制,所谓控制,是指可以按管理者的想法执行,并及时接收到反馈信息,不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制。