(一)标题 ：即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“报价函”、“报价信”等字样。
(二)称谓：在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
(三)正文：在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等，最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。
(四)结语：在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。
报价函是一种正式的商务文书，用于向客户提供产品或服务的价格和相关信息。以下是撰写报价函的基本步骤和注意事项：
1. 标题：在文档的顶部居中写上“报价函”字样，或者简单地使用一个主题，例如“XXX产品报价”。
2. 日期和收件人信息：写明报价函的发送日期以及收件人的公司名称、地址、电话和传真等详细信息。
3. 称呼：以敬语(如“尊敬的”)开头，然后写上收件人的全名。如果可能的话，尽量确保称呼与合同或协议中的称呼保持一致。
4. 自我介绍：简短地介绍您的公司及其主要业务。这有助于让收件人了解您是谁以及您能为他们提供什么。
5. 产品/服务描述：详细介绍您所提供的产品或服务，包括型号、规格、数量、单价等。确保价格和条款清晰明确，避免产生歧义。
6. 价格和结算条件：明确列出您的产品或服务的单价，以及任何相关的折扣、税收或其他费用。同时，说明付款方式(如现金、支票、电汇等),以及交货和验收条件。
7. 有效期和谈判空间：告知收件人报价的有效期限，并留出一定的谈判空间。例如，您可以表示：“此报价有效期为30天，如有需要，我们愿意根据双方协商调整价格。”
8. 结束语：用礼貌的语言表示感谢，并期待收到对方的回复。例如：“感谢您对我们产品的关注，期待与贵公司建立长期合作关系。”
9. 签名和联系方式：在文档底部署上您的公司名称、联系人姓名、电话、电子邮件等联系方式。如有需要，可以在下方附上您的公司徽标或网址。
最后，请务必仔细检查报价函的内容和格式，确保无误。在发送之前，可以请同事或其他相关人员审阅一遍，以确保报价函的专业性和准确性。
