1、确定参与者并准备参与者的服装
参加签约仪式的人员一般应派出双方或多方代表人员，代表大家共同利益。如一方要求未参加谈判的人员参加签约仪式，应事先征求对方意见，并征得对方同意。一般来说，双方参加签约仪式是出于礼貌。有时，为了关注商务谈判或庆祝谈判结果，双方更高一级的领导也可以前来参加签约仪式，级别一般是平等的。按照规定，签署人、签署人助理及随行人员在参加签约仪式时，应穿深色西装、中山装或套裙，并穿白衬衫和深色皮鞋。男士还必须打单色领带，以示正式。出席签约仪式的礼仪人员和接待人员可以穿着自己的工作服或旗袍等礼仪服装。
2、准备签约合同
在正式签订合同前，签约仪式策划主体应为合同准备提供准确、周到、快捷、精致的便利和服务，特别是负责准备待签合同的正式合同。当决定正式签订合同时，应准备不作任何改动的最终合同。正式签订合同的各方通常都应提供一份待签署合同的副本。必要时，可以向当事人提供另一份副本。在签订涉外商务合同时，按照国际惯例，合同应当同时使用合同双方的官方语言，或者使用国际通用的英语和法语。此外，英语和法语可以同时使用。当用外语写合同时，应该反复思考，注意措辞。传统签约仪式的待签署合同文本多为精美白纸，可以按大八开的规格装订成册，封面通常会精心设计一番，往往可能会采用皮革、金属、软木等高档材料。
3、优化签约模式
“电子签约”是一种签约仪式新形式，它可以使参与过程更加高效、简洁。现场来宾只需用手机扫描现场大屏幕右上角的二维码即可参与现场签约仪式。签约者可以在手机或平板电脑上签署合同。签约过程将同步显示，并在大屏幕上实时呈现。同时，活动组织者可以在后台定义移动终端的背景、签约位置和大屏幕的背景。随着科学技术的不断发展，“电子签约”逐渐进入人们的视野。签约人员可以直接在手机、ipad等电子设备上签约，并在大屏幕上同步显示签约过程，让所有参与者通过互动大屏感受整个签约过程。
