接到办会通知后,根据会议要求,确定会议时间、地点、议题以及参会人员; 向有关参会单位或人员发送会议通知和会议议题; 准备有关会议议题的必要资料,核对、整理后发至参会人员或放在 座位牌旁,便于与会者阅读和做好发言准备; 如果是大型会议,则应组织相关接待工作,安排场地、设施设备、 住宿.
据我工作多年的经验来看，一般分为三部分，会前准备、会中服务、会后总结。重中之重就是会议的准备。
会前准备主要有：
1、拟定会议方案。根据工作安排或者领导要求，拟定方案并下发会议通知。主要内容包括：会议名称、时间、地点、会议主要议程、参会人员、会议材料等。方案领导同意后再进行任务分解。
2、协调参会领导。主要协调主持会议的领导和参会的最大领导。将会议来龙去脉汇报清楚，确定好会议时间，并协助领导秘书做好主持词及领导讲话稿。
3、下发会议通知。将参会主要事项交代清楚，落实参会人员范围，并注明需要发言的参会单位和时间控制。
4、预定会议室。与相关部门协商预定会议室，如果时间可能超过的话，多预定一段时间。
5、布置会场。打印好席卡、会标、会议材料，并按照排序放好。
6、其他事项。主要包括会议用车，联系新闻媒体报道等。
会中服务主要有：
1、签到。制作签到表，在规定时间前未到场的，联系询问情况。会议即将开始时，将签到情况汇报会议主持人。
2、服务。会场灯光、音响、通风、茶水等做好服务，并协助进行会议拍照或者录像。
会后总结主要包括：
1、会议情况落实跟踪。将参会人员会议反馈落实情况、媒体报道情况等收集，进行整理，将情况反馈领导。
2、归纳总结。查找不足和经验教训。并注意参会人员对会议提出的意见建议，下次改进。
