1、档案整理：扫描前对档案进行核实、案卷拆分，扫描后将档案重新装订，恢复其原貌的整理工作。
2、着录建库：利用档案目录数据库建库软件经过数据准备工作后的符合标准的档案目录输入计算机；（一般通过政务网录入该单位档案管理账户）
3、档案扫描：根据档案原件的不同特点，使用相应的扫描仪和扫描方式对档案逬行扫描。
4、图像处理：检查所扫描的图像是否清晰、完整，有无缺漏页，影像方向是否正确等，并视需要对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。
5、图像存储：存储时按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储，其中的一份文件也需要单独创建文件夹。并根据不同的扫描格式选择适当数据存储格式。
6、数据质检：对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术把关。
7、数据挂接：建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。
8、数据验收：对扫描的`图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查并对合格数据提交甲方验收。
9、数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘或依据甲方要求的介质和份数进行备份。
基本步骤包括：文档扫描、提取内容、分类归档、数据备份、权限控制、保密存储、检索查询等
这些步骤的原因在于，电子档案的制作需要扫描纸质文件，提取文件内容，对文件进行录入管理
此外，对于不同类别文件，需要根据其属性归档储存，定期进行数据备份，通过权限控制和保密存储确保文件的安全性
最后，通过检索查询功能可快速定位需要查找的文件
实施完善的基本步骤，不仅可以提高电子档案的管理效率和确保文件的可靠性，也能方便用户随时查找和获取所需文档
