文件附近格式,是在文件正文及落款之后,空上一行,在下一行的左侧,写上附件二字,再往下一行,将附件列上。如果附件有多件,可标上附件1,附件2,附件3等,依次排列。附件内容应该与文件内容有密切关系,或说明文件背景,或说明文件要求的具体实施办法等。
公文中的附件格式主要有:附件说明、附件 、附注
附件说明、附件 、附注均是公文主体部分的格式格式,但各自的含义和用途不同。
“附件说明”指的是公文附件的顺序号和名称,是附件这一公文格式项目要素的标识问题。
“附件”则是指公文主件所应附的公文附件,即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力。附件应当置于正文之后,版(文)尾之前,并与主件一起装订。
“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围,使用时需要注意的事项加以说明的文字,例如“此件发至县团级”“此件可见报”“此件公开发布”等,它通常标识于成文日期的左下方。此外,对于“请示”行文,应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话,这属于一种特殊的规定要求。