职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1： 多数职务描述有三个主要部分：职务头衔、职务确定和职务责任。
职务说明书应具备以下各项内容： 这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将垃圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病及焦虑完成工作。它是提供员工的工作环境方面的信息。表1 招聘助理的职务说明书 职务头衔：招聘助理 区域：部门：人力资源管理部 分析时间： 职务陈述： 在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域，完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判断。基本功能 1、制订招聘计划，交主管人员审核 2、准备招聘文件和招聘广告 3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人 4、准备与安排面试 5、对申请人进行背景调查等甄别工作 6、在招聘方面与地区经理日常工作关系 7、评估招聘活动 8、执行由人力资源经理安排的有关责任 职务说明 1、大专或本科，人力资源管理，企业行政或工业心理学；或在经验、教育、和训练方面与此相同。2、具备选拔和人事安排的知识 3、书面和口头的表达能力 4、独立计划和组织自己活动的能力 5、人力资源计算机应用的知识 1、职务识别部分（职位名称、职位编号、所属部门、职位定员、职位职层、职位职系、职等职级、晋升方向、岗位分析日期、直接上级、直接下级） 2、职位设立目的 3、职责与工作任务 4、权利 5、内外协调关系 6、任职资格（性别、年龄、学历、专业、培训经历、工作经验、知识技能、个人素质） 7、工作条件（工作环境、工作时间特征、工作所使用工具/设备、所需记录文档）
