古代有“家书抵万金”的说法。因为古代交通不便利，所以信件总是很难传送，于是便有了鱼雁传书的典故。所以在古代书信是很重要的东西，尤其是距离远的地方。
首先，重要人物写信都会有“副本”，就是说防止信件在运输途中出现问题。这对那些重要人物来说是不成问题的，自己写的是原件，然后叫下人按原件的墨迹在描以便就成了附件--古代人大多使用毛笔写字的，加上纸张的质量不是很好，于是常常会留下清晰的墨迹（传说中古人都有能力透纸背或者入木三分的功力）；于是能很方便的产生是按“甲”“乙”或者“正”“副”“红”“蓝”之类编号。
其次，古人对于书信的保存，尤其是家书的保存是非常重视的。想想那些远隔千山万水的亲人可能今年才来往一封信件，所以就更加弥足珍贵了。而这种情况在那些做官的人家的情况更为突出--像近代非常流行的《曾国藩家书》就是保存在宗族的祠堂里的。
其他的就是古时候有很多穷困潦倒的文人会替人抄写为生，一方面因为古人读书识字的不多，另一方面是需要抄写的东西很多。当然，如果是需求量大的东西往往通过雕版印刷的方式流行--北宋以后活字印刷的流行更加加快了文字的传播和保存。
至于那些官吏相互攻击的书信则有很多由他们的幕僚保存下来，或者由中央的特务机构掌握，像明朝的锦衣卫什么的都是搜集资料的好手，举个三国演义中的例子：官渡之战之后曹操将他掌握的手下与袁绍的几百封书信烧毁以表示不猜忌手下。。这些被搜集出来的书信在皇宫大内得以保存。还有就是古时候很多都流行文字狱，官员被抄家什么的书信就成为了重要的证据，这个在鲁迅的《两地书》序言中有过描述，而官场沉浮无常，被收缴信件也非常正常，在家上株连什么的。这类信件一但与案件牵扯就变成了重要“物证”顺便就进了内府的档案，似乎宋朝的程家也是被抄的。
