1、入职材料需齐全
当录取新员工的时候，一般都由人事部发出录取通知，在通知里列清了需要准备的入职材料，并且在新员工报到的当天，要清点所有材料。HR在收齐新员工资料后，对其编号，扫描，归档，还要录电子花名册，不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有员工管理系统，则会更加便捷，并且系统有提示缺失材料提醒功能，可比人脑的记忆强大多了。
2、在职变动需更新
员工从入职开始，岗位、部门、薪级、职责等不会是一成不变的，跟员工相关的档案资料就需要实时更新。随之而来的还有月度或季度考核表，年中和年终述职评价，优秀的员工会有调薪机会，财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表；委以重任的员工会晋升，职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级，相应的待遇也随之不同，通讯补贴，交通补贴、住房补贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料，以备随时查阅。
3、离职档案需备查
离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处，盘点离职员工的各类信息，从历史数据中把握新方向，所以，价值量仍然非常高。
对于一个企业来说，必须要对人事档案进行全面的管理，只有这样才能够真正的了解自己的人力资源都有哪些，员工管理系统在进行这项管理工作的时候，需要将人事档案划分为4个不同的人员库，分别为在职员工，离职员工，退休员工和后备员工，在整个员工管理系统当中，还有大量的人事档案字段，操作人员能够自由调整人事档案的数据字段，通过这样的方式就能够按照自身需求规划人事档案界面。
