怎么建立公司员工档案(入职公司怎么建立员工档案)

怎么建立公司员工档案(入职公司怎么建立员工档案)

首页维修大全综合更新时间:2024-08-06 20:28:05

怎么建立公司员工档案

1、入职材料需齐全

当录取新员工的时候,一般都由人事部发出录取通知,在通知里列清了需要准备的入职材料,并且在新员工报到的当天,要清点所有材料。HR在收齐新员工资料后,对其编号,扫描,归档,还要录电子花名册,不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有员工管理系统,则会更加便捷,并且系统有提示缺失材料提醒功能,可比人脑的记忆强大多了。

2、在职变动需更新

员工从入职开始,岗位、部门、薪级、职责等不会是一成不变的,跟员工相关的档案资料就需要实时更新。随之而来的还有月度或季度考核表,年中和年终述职评价,优秀的员工会有调薪机会,财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表;委以重任的员工会晋升,职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表;因为职务升级,相应的待遇也随之不同,通讯补贴,交通补贴、住房补贴等等;还有参加培训的签到记录等;人事部需要留存所有变动前后的档案资料,以备随时查阅。

3、离职档案需备查

离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处,盘点离职员工的各类信息,从历史数据中把握新方向,所以,价值量仍然非常高。

对于一个企业来说,必须要对人事档案进行全面的管理,只有这样才能够真正的了解自己的人力资源都有哪些,员工管理系统在进行这项管理工作的时候,需要将人事档案划分为4个不同的人员库,分别为在职员工,离职员工,退休员工和后备员工,在整个员工管理系统当中,还有大量的人事档案字段,操作人员能够自由调整人事档案的数据字段,通过这样的方式就能够按照自身需求规划人事档案界面。

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