1.份号
份号是指公文印制份数的顺序号，是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。
《条例》规定：“涉密公文应当标注份号。”即不涉密可以不标注。
2.密级和保密期限
《条例》规定：“涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。”如：“秘密★1 年”。
绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害;机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害;秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。
3.紧急程度
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急、加急。如果不紧急，不标注。
4.发文机关标志
发文机关标志主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。如国发〔2012〕12 号，发文机关代字：“国发”指国务院发文。年份：标全称，用六角括号括入。发文顺序号：不加“第”字，不编虚位。发文字号的格式是经常考查的。
6.签发人
《条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”也即下行文、平行文不标注签发人。
公文的版头要素中必不可少的要素是文号，版头包含发文机关、文件类型、文号、横隔线。
