在回复别人函的时候，一定要表现出礼貌，尊敬的态度，根据别人具体的内容来回答别人具体的问题，展现出自己公司和单位以及个人真诚的意见，只有让别人感受到自己非常信任的一种默契，大家在以后交流沟通的时候，才能互相的尊敬对方，才能在更大的合作方面展开交流，这才是为人处事相较的一种基本原则。
基本内容包括: （1）感谢对方的邀请。
（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。 如收到这样一个邀请： 邀请书 尊敬的××先生小姐： 第二届网货交易会将于9月11日-13日在杭州萧山休博园举行，会上新奇特货源供应，低价火爆拍卖，杭州旅游消费券免费领，还有多路班车直达。关于交易会的详情，我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并希望您能来参加。
敬请光临 联系人：××× 联系电话：
××××××××××× ××公司（公章） 2009年8月25日 ①肯定答复： 答复函 尊敬的××先生小姐: 非常感谢你们的邀请，我将于11日准时前往。我盼望和你们见面。
此致 敬礼 ××× ×年×月×日 ②否定答复： 答复函 尊敬××先生小姐: 感谢来信邀请我参加第二届网货交易会。由于我将于同一时间到广东考察，非常抱歉我不能前去。希望以后还会得到贵公司的活动信息。
此致 敬礼 ××× ×年×月×日
