
(1) Consideration(体贴):
体贴又是指换位思考,应设身处地地想到对方,尊重对方的风俗习惯,即采取所谓的“you-attitude”(对方态度),尽可能地避免使用“I-attitude”“we-attitude”(我方态度)。
(2)Conciseness(简洁):应该行文流畅、言简意赅,避免冗长。这就是说写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。
(3)Clarity(清晰):清晰,所需传递的信息表达清楚,以免对方产生误解。
(4)Courtesy(礼貌):同样需要以礼待人,应避免使用伤害对方感情的表达,措辞上多选用礼貌委婉的词语。
(5)Correctness(正确):信息传递要准确,其所引用的材料、数据等也宜准确无误。