要做好合同整理及归档，首先需要建立一个系统化的文件管理系统。将合同按照类别、日期等进行分类，使用标签或文件夹进行标识。确保每份合同都有唯一的编号，方便查找和追踪。
定期进行合同的归档，将过期或无效的合同进行清理。同时，建议备份电子版合同，以防文件丢失或损坏。保持合同归档的及时性和准确性，可以提高工作效率，避免合同遗漏或混乱。
合同整理及归档是一项重要的工作，需要按照一定的步骤和规范进行操作。以下是一些建议：
1. 建立合理的分类方案。对于合同数量较少的单位，可以将合同归入文书档案整理；对于合同数量较大的单位，可以单独设一类整理。分类方案可以根据采购物资的性质、合同类型、客户信息等因素进行分类，以便后续的查询和使用。
2. 设立专门的归档部门。合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。这些部门可以对合同进行专业的归档、整理和保管，以确保合同的安全性和完整性。
3. 合同登记。在归档之前，合同的信息需要被登记和记录。这些信息可以包括合同编号、合同类型、签订日期、供应商、合同金额等等。这些信息的记录可以帮助企业更好地了解合同的详细情况，并为后续的查询和整理工作提供方便。
4. 合同的扫描和电子化。在归档之前，应对合同进行扫描，将其转化为电子文件，实现纸质文件与电子文件的统一。这不仅可以提高查询效率，还可以避免纸质合同的遗失或损坏。
5. 建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。这些信息可以包括客户的名称、地址、联系方式、历史合作记录等，可以帮助企业更好地了解客户需求和合作情况。
6. 建立客户评价系统。定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。这可以帮助企业更好地了解客户的评价和反馈，以便及时调整和优化企业的经营策略。
7. 合同的定期审查和更新。合同整理和归档是一个持续性的工作，需要定期对合同进行审查和更新。这可以帮助企业及时发现和解决潜在的问题，并保持合同的完整性和准确性。
8. 设立合同的变更登记薄。记录合同履行的变更情况和审批情况，变更编号可以相应增加“补”字以便识别。
9. 合同的存储和管理。对于纸质版的合同，应妥善保管，避免潮湿、高温和虫害等因素对合同造成损坏。同时，对于电子版的合同，也应设置合理的备份和加密措施，以保障合同的安全性和机密性。
10. 定期的培训和学习。档案管理员需要定期进行培训和学习，提高自身的专业素养和操作技能，以便更好地进行合同的整理和归档工作。
总之，合同的整理及归档是企业档案管理中不可或缺的一部分，通过合理的分类、登记、电子化、汇总和审查等步骤，可以实现对合同的全面管理和监控，提高企业的合同管理效率，降低合同风险，促进企业的稳定发展。
