1）“可管理”：首先建立管理过程，将各项主要管理、决策工作，纳入适当的管理流程，使各项工作可以被管理，能够进行有效的计划、组织和控制。如果一个组织是不可管理的，那么以后的改进也就无从谈起。
2）“有规范”：在基本实现“可管理”的基础上，在各项管理流程中逐步建立各种工作规范，在各个专项管理领域中，基于管理理论和最佳实践，逐渐形成适合的、相对统一的工作方法，成为组织级的工作规范。这些规范不仅是管理过程的规范，也包括专业领域的工程规范。通过规范性来提高管理的效率，降低管理成本，形成知识积累从而具备持续改进的基础。
3）“可量化”：在“有规范”的基础上，如何持续优化这些规范，到了一定程度就需要量化手段。对各类管理规范实际执行的偏差度进行分析，收窄分布曲线的宽度，降低规范执行出现的偏差，从而提升规范执行的一致性。还可以优化规范本身，设法移动分布曲线的中线位置，提升整体的平均水平。
4）“可改进”：进一步建立对规范本身的自我优化机制，形成管理闭环，建立追求卓越的企业文化，能够主动拥抱变化。
在CMMI的成熟度模型中也有同样的几个阶段，不考虑其中针对软件领域的那些特点，这四个阶段的划分是具有通用性的。
2、PPT三要素
在改进过程中，需要注意多方面不同因素的共同影响，比较常见的一种简单的方法论，就是“PPT”。PPT框架包括了人、流程和技术三个要素(People, Process, Technology )，衍生自60年代管理专家Harold Leavitt的“组织变革管理应用方法”，已经成为管理创新和组织变革时的经典工具。这里的“Technology”也意味着各种工具(Tools)，是能够有效落实管理要求的具体手段。在管理体系的改进过程中，需要协调三方面因素同步改进。
