公司文件资料的管理归类整理建档和保管是一个重要的工作。以下是一些建议:
1. 确定归档范围,理清楚本企业究竟有哪些文件需要归档。可以参照国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,DA/T42 《企业档案工作规范》的附录 。
2. 编写本企业档案分类表,包括确定档案的分类号(一般分为0-9大类,0-5通常称文书档案,6-9与企业具体的产品、研发、基建、设备等有关,通常称科技档案)、确定档号的编制。
3. 档案整理。科技档案依据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》,文书档案有组成案卷与不组卷两种,分别参照GB/T9705 《文书档案案卷格式》和DA/T22《归档文件整理规则》。
4. 建立档案管理制度和规章制度,明确各部门职责和工作流程。
5. 采用数字化管理方式,建立电子档案管理系统。